Quels moyens peut-on mettre en oeuvre pour gérer efficacement un processus ?

On peut modéliser l’ensemble des processus de l’entreprise afin d’identifier leurs positionnements et interactions les uns par rapport aux autres. Pour cela on fera une « cartographie » des processus.

On peut identifier les « interactions » entre les différents processus. (L’identification des interactions est souvent réalisée au travers d’une grille/matrice d’interaction des processus).

On peut décrire le processus en réalisant un document de synthèse pour le « pilotage » de chaque processus. Ce document de synthèse (souvent appelé « fiche processus » ou « fichier de pilotage » ou encore « carte d’identité de processus » comprendra notamment :

- Le nom du pilote
- La finalité du processus (valeur ajoutée attendue)
- Le/les axe(s) stratégiques de rattachement
- Les données d’entrées
- Les données de sorties
- Les activités
- Les entités contribuant au processus
- Les critères de performance du processus (ex de critère pour le processus RH : Amélioration de la sécurité et des conditions de travail)
- Les objectifs de performance du processus (ex d’objectif pour le processus RH : Diminuer le taux d’absentéisme).
- Les moyens de surveillance et de contrôle.
- Les activités de reporting (le mode, la fréquence, le destinataire)
- Les ressources nécessaires

Attention, l’ordre chronologique de la réalisation de ces outils n’est pas forcement dans cet ordre. Il est dans la plupart des cas plus judicieux de décrire tous les processus avant de modéliser la cartographie.

Après avoir réalisé tous ces outils de gestion, il est nécessaire de mettre en place des réunions travail (souvent appelées « réunions de pilotage ») afin de passer en revue les critères de performance, les objectifs et l’état d’avancement des actions qui en découlent.