Comment réaliser une réunion d’ouverture pour un audit ?

La réunion d’ouverture est importante, tant en audit interne qu’en audit extérieur.

Elle est la première relation entre auditeurs et audités. Bien animée, elle fait tomber la plupart des appréhensions. Elle rappelle que l’audit est une mission d’aide (c’est surtout vrai en audit interne).

Elle établit la transparence, l’écoute réciproque et la volonté de comprendre l’autre.

Quels sont les acteurs ?

• Le(s) responsable(s) des entités auditées
• Les personnels des domaines audités
• Le(s) représentant(s) de la direction

Quels sont les objectifs de cette réunion ?

Cette réunion doit répondre aux questions que les acteurs se posent :

• Qui est le responsable d’audit et quels sont les auditeurs ?
• Quel est l’organisme (le service, l’agence, le site, etc.) audités ?
• Comment se déroulera l’audit (horaires des entretiens, méthodes, présences souhaitées lors des interviews, état d’esprit des auditeurs,etc.) ?
• Le plan d’audit est-il pertinent ou faut-il l’ajuster (notamment l’heure de la réunion de clôture) ?

Quelle est la mission du responsable de l’audit ?

Il s’assure qu’aucune question n’est restée sans réponse et que tout le monde a compris :

• la mission de l’équipe ;
• le(s) objectif(s) de l’audit ;
• le champ de l’audit ;
• la planification des interviews et autres investigations.

Il rappelle que l’audit est un outil qui permet de constater que les objectifs fixés par le système qualité sont atteints ou non, qui met en évidence tout ce qui va bien, ainsi que les écarts à combler.