Comment préparer une réunion de clôture pour un audit ?

La préparation de la réunion de clôture d'un audit est essentielle !

Environ une heure à une heure et demi-avant la réunion de clôture, que vous soyez seul ou en équipe d’audit :

• recoupez les constats et vérifiez leur homogénéité. Ébauchez une tendance générale ;

• passez en revue les écarts : trouvez une formulation claire, basée sur les faits et rédigée en vue d’un plan d’action ultérieur ;

• mettez par écrit un premier jet d’évaluation de l’organisme audité qui sera transmis oralement (ou mieux par écrit) lors de la réunion de clôture.

Sont présents à la réunion de clôture, si possible, tous ceux qui ont participé à l’audit.

Le responsable d’audit regarde l’auditoire et mesure l’impact que produisent les conclusions. Dans l’ordre, il indique les points forts de l’organisme, puis les points sensibles. Il les commente brièvement.

Lecture est faite des écarts mis en évidence par ceux qui les ont écrits (cas d’une équipe d’audit). Le responsable d’audit obtient l’accord formel des audités et en remet le texte pour réponse.

Celle-ci est attendue en termes de plan d’action. Il fait un commentaire général et donne la date de remise du rapport complet de l’audit.

Si vous suivez nos recommandations, les écarts ont été remis, en version provisoire, au fur et à mesure de leur constatation. à la réunion de clôture, le texte définitif est remis.