Audit Interne
4 - Mesure d'un écart- Retour au menu
1 - Zone de conformité / efficacité 5 - Référentiel / normes / attentes / exigences- Retour au menu- Documents internes propres à l'entreprise auditée:
- Document que le client impose contractuellement à l'entreprise auditée:
6 - Types d'audit- Retour au menu
7 -Catégories d'audit- Retour au menu
8 - Audit ou diagnostic- Retour au menu
Déterminer la conformité où la non conformité des éléments du système Qualité aux exigences prescrites. 10 - Objectif des différents audits- Retour au menuAudit " produit " : Prouver l'efficacité du plan de surveillance Audit " processus " : Prouver l'efficacité d'un processus Audit " système ": prouver l'efficacité d'une organisation " Le temps où l'on se contentait de mesurer la conformité est révolu ..." Aujourd'hui, nous devons mesurer l'efficacité ( atteinte des objectifs ) voir l'efficience * ( atteinte des objectifs et consommation minimum de ressources). * rapport ressources / efficacité 11 - Audit qualité- Retour au menu- Outil pour vérifier en interne. - Outil pour evaluer en externe. Les pratiques et dispositions mises en place pour : DONNER CONFIANCE OBJECTIF DE L'AUDIT INTERNE Permettre au chef d'entreprise ou au responsable d'un secteur de vérifier la mise en oeuvre des dispositions, leurs adéquation à l'objectif recherché pour maintenir et améliorer le système Qualité / de management environnemental. RESPONSABILITE
12 - Audit externe- Retour au menuTYPES D'AUDITS EXTERNE
OBJECTIF DE L'AUDIT EXTERNE
13 - Guide d'audit d'une procédure- Retour au menuCircuit - Définition correcte des autorités - Présence des bouclages nécessaires - Précision des points de passage obligés Maîtrise technique - Outils utilisés : appréciation de leur valeur et de leur adéquation à l'objectif. - Description du savoir faire - Définition des entrées / sortir - Critères de choix. Validation - Sur le fond - Sur la forme Mémorisation - Traçabilité documentaire. - et / ou traçabilité physique. 14 - Méthodologie de l'audit- Retour au menu
15 - Déroulement de l'audit- Retour au menu
PROGRAMMATIONAutorités - Objectifs - Etendues L' autorité nécessaire pour diriger des programmes d'audit est conférée par la Direction de l'organisme. - la documentation et la communication du programme d'audit, Il convient de surveiller et de revoir le programme d'audit pour évaluer si les objectifs ont été atteints et pour identifier des opportunités d'améliorations. Il est recommandé d'effectuer la surveillance à l'aide d'indicateurs de performances tels que : - les performances des auditeurs et des équipes d'audit, - la conformité aux programmes d'audit et de plannings, - les retours d'information positifs et négatifs du client, de l'audité et des auditeurs. Une revue de programme d'audit est organisée en examinant les résultats de la surveillance. Enregistrements Il convient de conserver des enregistrements comme défini dans des procédures documentées, pour démontrer le fonctionnement efficace du programme d'audit. Ces enregistrements comprennent généralement : - les enregistrements de programme d'audits tels que les résultats des revues de programmes d'audit - les enregistrements d'audits tels que plans d'audits, rapports d'audit, rapports de non conformités, rapports d'actions correctives, - les enregistrements relatif au personnel d'audit tels que les enregistrements relatifs à la qualification, la formation et les compétences. PLANIFICATIONObjectifs- Champs Il convient de fonder chaque audit individuel sur des objectifs, un champ et des critères d'audit clairement définis. L'équipe d'audit est établie par les responsable du programme d'audit et peut se composer d'auditeurs, d'auditeurs en cours de formation et d'experts techniques, travaillant sous la Direction du responsable de l'équipe d'audit. Pour décider de la taille et de la composition de l'équipe d'audit, il est recommandé de tenir compte des éléments suivants: - Les objectifs, le champs, les critères, le ou les localisation(s) et la durée estimée de l'audit, - les exigences en matière de compétences, y compris la langue, - la nécessité de préserver l'indépendance de l'équipe d'audit par rapport aux activités à auditer et d'éviter les conflits d'intérêts, - la capacité des membres de l'équipe d'audit à travailler ensemble pour optimiser leurs compétences et intéragir efficacement avec l'audité de manière à obtenir la combinaison collective de connaissances, d'aptitudes et de qualité personnelles, nécessaire pour effectuer l'audit de manière efficiente. - le client de l'audit ou l'audité à le droit de demander le remplacement de membres particuliers de l'équipe d'audit pour des motifs valables. PREPARATIONLe responsable d'audit élabore avec les auditeurs un plan pour les activités d'audit qui comprend :
REUNION D'OUVERTUREAuditeurs - Responsables fonctions auditées Sous la responsabilité du responsable de l'équipe d'audit, la réunion d'ouverture comprend : - la présentation mutuelle des participants, y compris un résumé de leur rôles et un encouragement à une participation active à l'audit, - la revue des objectifs et champs de l'audit, - l'accord sur le calendrier de l'audit et d'autres dispositions pertinentes, avec l'audité, par exemple le moment et la date de la réunion de clôture, toutes les réunions intermédiaires entre l'équipe d'audit et la Direction de l'audité, et tout changement de dernière minute, - une courte présentation des méthodes et procédures à utiliser pour mener l'audit, - la confirmation de circuits de communication officiels entre l'équipe d'audit et l'audité, - la confirmation de la disponibilité de toutes les ressources et installations nécessaires à l'équipe d'audit, - la confirmation des questions relatives à la confidentialité, - la confirmation de l'existence de procédures de sécurité, d'urgence et de contrôle d'accès pour l'équipe d'audit, - la confirmation que pendant l'audit, l'audité sera tenu informé de l'avancement et que, si les objectifs de l'audit se révèlent irréalisables, le responsable de l'équipe d'audit en analysera les raisons avec l'audité et le client de l'audit. - la confirmation de la disponibilité, des rôles et de l'identité de tous les guides, - Dans de nombreux cas, une démarche simplifiée peut être adoptée, en fonction des objectifs et du champs de l'audit. Réunion d'ouverture Accueil par la Direction du secteur audité Présentation des auditeurs et des interlocuteurs du secteur audité. Présentation des organismes audités et auditeurs. - par la Direction du secteur audité - par le responsable d'audit de la réunion Plan de la réunion : Explication de la démarche d'audit : - Finalité. - Champs. - Programme ( modification éventuelle compte tenu des contraintes ). - Déontologie des auditeurs : pas de culpabilisation, pas d'inquisition. - Objectif de l'audit : mettre en place des actions de progrès. - Confidentialité des auditeurs. Appel à la coopération, à la transparence. CONDUITEReccueil - Vérification d'informations Les informations peuvent être obtenues et vérifiées de différentes façons et auprès de différentes sources, telles que : - entretiens, - observation des activités, de l'environnement et des interfaces entre les fonctions, - documentation, par exemple politique, objectifs, plans, procédures documentées, instructions, licences et permis, spécifications, dessins, commandes, - enregistrements, tels qu'enregistrement de contrôle, procès verbal de réunion, rapport ou registre de réclamations clients, rapports d'audit, programmes de surveillance et résultats de masures existants, - résumés et analyse des données, mesures et indicateurs de performance. - rapports provenants d'autres sources, par exemples retours d'information du client, rapports externes et évaluations de fournisseurs. Constats d'audit Constats : évaluation des preuves recuellies par rapport aux critères d'audit. Un constat d'audit peut être une conformité ou une non-conformité. Les membres de l'équipe d'audit revoient leurs constats à intervalles adéquats au cours de l'audit, et notamment avant la réunion de clôture avec l'audité. Les non-conformités par rapports aus exigences spécifiées sont identifiées et enregistrées de manière claire et concise, comprise par l'audité et corroborées par des preuves d'audit. Il y a lieu de revoir les non-conformités avec un représentant de l'audité approprié pour obtenir un constat de faits. Par sa reconnaissance des faits, l'audité indique que les faits contenus dans le rapport de non conformité sont exacts et déclare qu'il a compris la non-conformité. Toute divergence d'opinion concernant les faits est résolue. Les points non résolus sont enregistrés.
REUNION DE CLOTUREAvant la réunion de clôture , les membres de l'équipe d'audit se réunissent pour : - revoir les constats et toutes autres informations appropriées recueillies pendant l'audit, - préparer une liste complète des constats de l'audit, - s'accorder sur les conclusions de l'audit, - définir les rôles et les tâches pour la réunion de clôture, - préparer des recommandations, si cela est prévu dans le plan d'audit, - discuter des actions de suivi d'audits ultérieurs si nécessaire. Dirigée par le responsable de l'équipe d'audit, en présence des responsables des fonctions auditées, elle a pour objectifs de : - présenter les constats et conclusions d'audit ( comprises et acceptées par l'audité ), - résoudre toutes les divergences d'opinion ( ou faire le constat des divergences ), Pour accoître les chances de réussite, les auditeurs doivent : - Présentation des observations de l'audit, - Synthèse, - Conclusion, - Accord de l'audité, - Utiliser un mode impersonnel, - Accorder le bénéfice du doute, - Ne pas mettre la Direction en porte à faux devant ses collaborateurs, - Ne pas faire de suggestions à priori, - Ne pas juger la compétence des individus, - Eviter l'effet de surprise. RAPPORT D'AUDIT(Téléchargez un modèle de rapport d'audit)Le responsable de l'équipe d'audit est chargé de la préparation, de la précision et de l'exhaustivité du rapport d'audit, Le rapport d'audit fournit un compte rendu fidèle de l'audit et contient des conclusions telles que : - la conformité du système de management aux critères d'audit définis dans le champs d'audit, - la mise en oeuvre efficace du système de management dans le champs de l'audit, - la capacité du processus de revue de Direction à assurer l'adéquation et l'efficacité continues du systéme de management. Selon le cas le rapport d'audit comprend également, ou fait référence au éléments suivants : - l'identification de l'organisme audité et celle du client de l'audit, - les objectifs, le champ et le plan convenus, - les critères d'audit, y compris la liste des documents de référence sur lesquels s'est appuyé l'audit, - la (les) date(s) de l'audit et le(s) lieu(x) où il a été réalisé, - si nécessaire, la période couverte par l'audit, - les constats d'audits, - l'identification des représentants de l'audité participant à l'audit, - l'identification des membres de l'équipe d'audit, - un résumé du processus d'audit, y compris tous les obstacles rencontrés, - une déclaration relative à la nature confidentielle du contenu, - une liste de diffusion pour le rapport d'audit, - la preuve que les objectifs et le champs d'audit ont été respectés conformément au plan d'audit, - toute action reconnue. SUIVI D'AUDIT- Retour au menuL'audité est chargé de déterminer et de déclencher toutes les actions correctives nécessaires pour traiter une non-conformité. Il convient de mener les actions correctives et les actions de suivi ultérieures qui peuvent inclure des audits supplémentaires, dans les délais convenus. Il convient que l'audité informe le client de l'audit de l'état d'avancement des activités d'action corrective. Il convient de vérifier les actions correctives conformément à la procédure documentée appropriée. Un rapport de suivi peut être préparé et diffusé d'une façon similaire à celle du rapport d'audit original. |
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